Lorsqu’une entreprise souhaite être payée pour avoir fourni un produit ou un service, elle émet une facture.

Une facture pro format ou facture commerciale est un document qui contient tous les détails de l’achat, tels que la description du produit, le montant total dû, la date d’échéance, etc.

Les factures sont essentielles pour les entreprises de toute taille, car elles vous permettent de recevoir le paiement de vos produits ou services.

De plus, du côté du client, les factures constituent une preuve légale qu’une dépense a eu lieu, ce qui est nécessaire pour tenir des registres comptables précis.

Dans ce guide, nous vous expliquerons tout ce que vous devez savoir sur la facturation  et bien plus encore.

La facture pro format en particulier

Ce type de facture est envoyé avant l’achèvement d’un projet, mais pas comme une sollicitation de virement. Il s’agit d’une estimation du coût du projet une fois qu’il est terminé. Cette facture s’apparente à un devis. Elle prépare l’acheteur au montant qu’il devra payer à l’avenir. La facture pro-forma ne représente pas la charge définitive et elle peut changer une fois le projet terminé.

 

La facture

Une facture est un document qui permet à votre entreprise d’être payée pour les biens et services que vous fournissez. Plus précisément, une facture comprend le nom du produit qu’un acheteur achète, ainsi que son coût et les conditions de paiement.

Les conditions de paiement désignent généralement le délai maximum dont dispose l’acheteur pour envoyer l’argent qu’il doit. Si les biens et services sont achetés à crédit, par exemple, les conditions de paiement de la facture fournissent des détails sur le délai dans lequel le crédit s’applique.

Puisqu’une facture signifie qu’un acheteur doit de l’argent à un vendeur, il existe deux points de vue sur la facturation. Du point de vue de l’entreprise ou du vendeur, la facture est considérée comme une facture de vente. Alors que, du point de vue des clients ou des acheteurs, la facture est appelée facture d’achat.

L’origine des factures remonte à 5000 ans avant Jésus-Christ en Mésopotamie, où les gens gravaient les transactions dans des pierres. Plus tard, sont apparues les factures écrites à la main sur du parchemin et du papier. Puis, avec l’invention des ordinateurs, les factures électroniques ont révolutionné la facturation en étant moins chères, plus faciles et plus rapides.

La création d’une facture pour votre entreprise était autrefois un processus qui prenait beaucoup de temps. Aujourd’hui, c’est devenu plus facile que jamais. Le monde moderne a mis au point la méthode de facturation la plus sûre, la plus pratique et la plus écologique, qui s’effectue en ligne grâce à un logiciel de comptabilité et de facturation.

Vous pouvez utiliser un logiciel de facturation pour choisir un modèle de facture, le personnaliser avec les informations nécessaires, l’envoyer et être payé en quelques minutes.

Nous parlerons plus en détail de la façon d’automatiser la facturation avec un logiciel de comptabilité, au fur et à mesure. Mais d’abord, découvrons les principales utilisations d’une facture.

À quoi sert une facture ?

L’utilisation la plus élémentaire d’une facture est de servir d’enregistrement d’une vente. Cependant, il existe d’autres objectifs et avantages de la facturation, tels que :

  • Pour suivre les stocks. Les factures de vente permettent aux entreprises de suivre la quantité de stock dont elles disposent, ainsi que la quantité dont elles auront besoin à l’avenir.
  • Tenue de livres de comptes. Les factures indiquent quand un bien ou un service a été vendu, à qui et pour quel montant. Cela aide les acheteurs et les vendeurs à suivre les paiements.
  • Preuve juridique. Les factures servent de preuve juridique des détails d’un accord entre deux parties. Elles protègent l’entreprise contre d’éventuelles fausses poursuites.
  • Déclarations fiscales. En gardant une trace correcte de vos factures, vous aidez l’entreprise à enregistrer ses revenus et à déclarer le bon montant d’impôts.
  • Analyse de l’activité. En analysant les factures, vous pouvez découvrir les biens et services les plus demandés, les périodes de pointe, les habitudes d’achat des clients, et bien d’autres choses encore. À long terme, cela vous aide à élaborer des stratégies de marketing efficaces pour votre entreprise.

 

Quels sont les éléments d’une facture ?

Une facture professionnelle doit être un document complet et facile à lire qui contient tous les détails appropriés sur les services et les paiements. Ces détails déterminent également si une facture est considérée comme légale ou non. Les principaux éléments d’une facture sont les suivants

  • Un en-tête avec le mot FACTURE en texte clair et professionnel.
  • Les coordonnées de l’entreprise fournisseur. Comprend le nom de l’entreprise, l’adresse de facturation et le numéro de téléphone ou de fax ou mail.
  • Les coordonnées du client. Incluez le nom du client et son adresse de facturation.
  • Les numéros de TVA de chacune des parties
  • Le numéro ou l’identifiant de la facture. Également connu sous le nom de numéro de référence, cet élément est un code unique inséré en haut de chaque facture, afin de distinguer les différentes factures les unes des autres.
  • Nom et description du produit ou du service. Il s’agit d’une ligne décrivant le nom et le type de produit vendu.
  • Le coût unitaire représente le prix d’une unité de produit.
  • La date de facturation représente la date à laquelle la facture est émise.
  • La date d’échéance représente la date à laquelle la facture doit être payée.
  • Le montant total dû.
  • Les conditions de paiement expliquent le délai dont dispose le vendeur pour payer, les frais de retard de paiement et tout autre rabais ou frais supplémentaire.

 

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